Kunden-RMA

Belege / RMA-Verwaltung / Kunden-RMA

Mit Lizenzierung des RMA-Moduls bietet sich Ihnen ein zentraler Menüpunkt für die Abwicklung und Verwaltung von Rücksendungen, Reparaturen und Garantiefälle.
Informationen zu erfassten RMA-Vorgängen erhalten Sie auch über die Historie in den Stammdatenmasken der Kunden, Lieferanten und Artikel.bis
Über den Menüpunkt Auswertungen / Belege / RMA können Sie zu Ihren Vorgängen eine Artikel- oder Jahresübersicht erstellen.

Vorgaben für Rücksendegründe, Vorgangsstatus, Vorgehen, Kontaktaktionen und Belegzuordnungen erfassen Sie in den RMA-Einstellungen im Bereich der Kundenseite.
Wenn Sie parallel zur Erfassung von Vorgängen in den RMA-Einstellungen Vorgaben eingeben oder ändern, müssen Sie in der Maske "Kunden-RMA" die Aktualisierung [F5] anstoßen, damit diese hierin auch sofort verfügbar sind. Andernfalls ist es erforderlich, die Maske zu schließen und neu aufzurufen.

Die Dateneingaben zum Vorgang erfolgen über mehrere Seiten, zu denen Sie über die Baumstruktur im linken Maskenbereich gelangen.

In der Statuszeile am unteren Maskenrand wird Ihnen mit Datum, Uhrzeit und Benutzerkürzel angezeigt, wann und von wem der Vorgang angelegt bzw. zuletzt bearbeitet wurde.

Weitere Funktionen über [F12]:

Im Druckmenü der Maske können Sie wählen zwischen:

  • Einzel- oder Listendruck
  • Druck der RMA-Unterlagen für Rücksendungen

Seite Übersicht
Im oberen Teil der Maske erfassen Sie die Adressdaten des Kunden und können, wie bei der Belegerfassung, im Feld "Kontaktadresse" einen Ansprechpartner auswählen.
Mit dem Schalter "Daten aus Beleg importieren" haben Sie die Möglichkeit, auf einen vorhandenen Beleg Bezug zu nehmen, um so aus diesem die Artikel mit ihren Eigenschaften und auch die Adressdaten zu übernehmen.
Sie können aber auch ohne Belegbezug über den gleichnamigen Schalter Artikel manuell hinzufügen.

Außerdem können Sie in lagernden Belegen über "Einstellungen und Zusatzfunktionen" [F12] die Positionen in einen RMA-Vorgang übernehmen.

Status

Im Feld "Status" wählen Sie den jeweiligen Bearbeitungsstand für den Vorgang. Hierüber werden teilweise vom Programm Warnmeldungen generiert, bspw. wenn Sie in einem abgeschlossenen Vorgang Änderungen vornehmen wollen. Die Aktion wird damit allerdings nicht verhindert.
Bei Auswahl eines Status, der den Vorgang abschließt, wird geprüft, ob es noch offene Belege (Nichtumsatzbelege) zu diesem Vorgang gibt. Optional können Sie diese dabei manuell erledigen.

Positionsübersicht

Alle dem Vorgang zugeordneten Positionen erscheinen in der Tabelle Positionsübersicht sowie als Untereintrag zur Seite Übersicht in der Baumstruktur. Hierüber oder per Doppelklick auf einen Eintrag in der Tabelle wechseln Sie zur Detailseite der Vorgangsposition.

Über das Kontextmenü können Sie einzelne Positionen aufteilen. Dies ist sinnvoll, wenn im Verlauf des RMA-Vorgangs unterschiedliche Vorgehensweisen notwendig werden. Weiterhin besteht die Möglichkeit, eine im kundenseitigen RMA-Vorgang erfasste Position zu einem bestehenden oder neuen RMA-Vorgang auf der Lieferantenseite hinzuzufügen.

Aktionen für alle Positionen

Im unteren Bereich der Maske können Sie Aktionen, wie bspw. Journaleinträge oder den Druck der RMA-Unterlagen vornehmen sowie Ein- und Ausgangsbelege zum Vorgang anlegen.
Unter Ein-/Ausgang erstellen Sie kundenseitige unter Extern lieferantenseitige Belege.

Wählen Sie dazu in den Auswahlfeldern die gewünschte Aktion bzw. den gewünschten Belegtyp aus und starten Sie die Aktion mit den Schaltern "Kontakt anlegen" bzw. "Beleg anlegen".

Hinweis:

Die Aktion bzw. der Beleg wird von hier aus für alle Positionen des Vorgangs angelegt.
Soll es aber speziell nur eine Position betreffen, müssen Sie die Aktion bzw. den Beleg über die Detailseite der Vorgangsposition anlegen.

Seite Vorgangsposition

Position

Jeder im RMA-Vorgang aufgenommene Artikel wird auf der Seite Vorgangsposition in einer Positionszeile dargestellt. Hierin können Sie über die Spalten "Belegtyp" und "Belegnummer" ggf. erkennen, aus welchem Kundenbeleg die Position übernommen wurde.

Per Doppelklick auf diese Zeile können Sie in diesen Beleg wechseln oder, wenn aus keinem Beleg übernommen, die Maske "Artikel bearbeiten" aufrufen.

Zu jeder Position können Sie den Rücksendegrund, das geplante Vorgehen, den ursprünglichen Liefertermin, eine Kurzbeschreibung und das Ziellager für die Einlagerung eintragen.

Aktionen und Historie

Wie auf der Seite Übersicht für alle Positionen ist es hier möglich, Aktionen und Belege nur für die gewählte Position anzulegen.

Alle angelegten Aktionen und Belege, auch das Löschen eines Belegs werden protokolliert und als Historie zur Vorgangsposition angezeigt.
Über das Kontextmenü (rechte Maustaste) können Sie Einträge in der Historie löschen. Dabei wird nur der Eintrag, nicht aber der Beleg gelöscht.
Das Löschen können Sie je Nutzer in der Rechteverwaltung sperren.

Seite Text

Auf der Seite Text können Sie, wie in der Belegerfassung, Eingaben wie "Unser/Ihr Zeichen" tätigen und einen Mitarbeiter bzw. Vertreter bestimmen.
Für zusätzliche Informationen können Sie Kopf- und Fußtexte erfassen und die Freien Felder nutzen.

Siehe auch: Funktionalität in Stammdatenmasken, Funktionalität in Tabellen